Organizar un evento gastronómico es una tarea tan apasionante como desafiante. Quienes lo han hecho saben que no se trata solo de juntar foodtrucks y esperar que todo fluya. Hay una coreografía invisible que hace que la experiencia del público sea fluida y memorable… o un caos difícil de olvidar. Como empresa especializada en software para el mundo gastronómico, trabajamos codo a codo con organizadores de eventos en toda la región. Por eso, te compartimos esta guía práctica con claves para llevar la gestión de tu evento al siguiente nivel.
– Fuente: Feepik
Selección de Cocineros: el alma del evento
Todo parte del tipo de experiencia que querés ofrecer. ¿Es un evento familiar? ¿Una feria joven? ¿Un after office con espíritu gourmet?
Recomendación: optá por cocineros que tengan experiencia previa en eventos con foodtrucks. No es lo mismo cocinar en una cocina industrial que bajo presión en un foodtruck. La velocidad, la eficiencia y la simpatía al atender son claves.
Segmentá tu oferta gastronómica según el público:
- Eventos adultos: gastronomía gourmet, cervecerías artesanales, tragos de autor.
- Eventos familiares: propuestas amplias, menús para niños, opciones vegetarianas.
- Eventos adolescentes: comida rápida, bebidas creativas, propuestas visualmente atractivas.
Equipamiento y disposición de los foodtrucks
Un evento exitoso requiere planificación milimétrica. No alcanza con que los foodtrucks lleguen: deben estar habilitados, tener los insumos, energía, agua y herramientas necesarias.
Consejo estratégico:
- Planificá una distribución que evite cuellos de botella: combiná gastronomías distintas cerca para equilibrar flujos.
- Definí si el evento proveerá foodtrucks o si cada gastronómico trae el suyo.
- Asegurate de que cada uno esté en regla y equipado.
Mobiliario: más importante de lo que parece
La comodidad define cuánto tiempo se queda el público y cuánto consume. A veces se subestima este punto.
¿Qué tener en cuenta?
- El material (plástico, madera, metálico) dependerá del tipo de evento y presupuesto.
- Banquetas largas son ideales para eventos informales y flujos dinámicos.
- Mesas y sillas dan mejor experiencia para eventos más tranquilos o familiares.
No olvides sectores de sombra y zonas de descanso visualmente integradas.
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El sistema de gestión: la diferencia entre el caos y el orden
Una constante en los eventos con foodtrucks son las filas interminables, los pedidos mal tomados y los gritos entre caja y cocina. ¿Te suena?
La solución: implementar un sistema de gestión unificado. Si bien cada foodtruck puede operar con sus propios métodos, un software gastronómico centralizado permite ordenar, medir y mejorar la operación del evento en tiempo real.
Desde nuestro lugar, siempre recomendamos al organizador que provea el sistema a los gastronómicos. ¿Por qué?
- Control total: tenés visibilidad de las ventas por puesto, horarios pico, productos más vendidos y mucho más.
- Experiencia del cliente: podés ofrecer pedidos vía QR desde el celular. Menos filas, más fluidez, mayor rotación.
- Optimización futura: usás los datos del evento para mejorar la oferta en los próximos. Te anticipás a la demanda real.
Reducción de errores: un sistema bien implementado reduce errores humanos y acelera los tiempos de atención.
¿Sos organizador de eventos gastronómicos?
Desde nuestra plataforma acompañamos la gestión de eventos medianos y grandes en todo el país. Ya trabajamos con ferias, festivales y eventos gastronómicos que hoy confían en nuestro sistema para cada nueva edición.
Si querés profesionalizar tu evento, mejorar la experiencia del público y facilitar el trabajo de los gastronómicos, contactanos. Te ayudamos a escalar tu evento con tecnología y experiencia.
La próxima gran feria puede ser la tuya. Y puede estar mejor organizada que nunca.
